Регистрация активов
Регистрация активов – это первый и обязательный этап, который проходит каждый актив в системе. С момента регистрации вся информация о нем будет храниться и отслеживаться в приложении ITAM. Записи об активах сохраняются в системе в составе логической базы управления активами (AMDB), которая используется для управления их жизненным циклом.
После завершения регистрации активы становятся доступны на складе и готовы для дальнейших действий с ними.
Требуемые роли:
- Чтение – itam_agent.
- Создание – itam_responsible, itam_operation_specialist, itam_process_manager.
- Редактирование – itam_responsible, itam_operation_specialist, itam_process_manager.
Взять задачу в работу может только пользователь с ролью itam_operation_specialist.
Управление задачей по регистрации активов
Статус задачи меняется при помощи UI-действий – кнопок в правом верхнем углу формы. Они становятся доступны в зависимости от текущего статуса задачи и пользователя, просматривающего форму:
| UI-действие | Описание |
|---|---|
| Взять в работу | Кнопка доступна только назначенному пользователю или члену назначенной группы. Нажмите кнопку, чтобы начать работать над задачей. Статус задачи меняется на В работе, имя текущего пользователя добавляется в поле Кому назначено, если не было указано ранее. Кнопка доступна, если задача в статусе Зарегистрировано или Отложено. |
| Отложить | Нажмите кнопку, чтобы перевести задачу в статус Отложено. При этом необходимо выбрать причину приостановки работы над задачей. Доступные опции:
|
| Завершить | Переводит задачу в статус Завершено с кодом закрытия Активы зарегистрированы. |
| Напечатать штрих-коды | Позволяет напечатать штрих-коды всех загруженных в задачу активов. |
| Отменить задачу | Кнопка находится в бургер-меню . Вы можете отменить задачу регистрации только до того, как в задачу был загружен файл с новыми активами. В этом случае задача будет завершена с кодом закрытия Отменено. Комментарий, написанный в модальном окне отмены задачи, будет отображен в ленте активности. |
Поля формы Регистрация активов
| Поле | Обязательно | Описание |
|---|---|---|
| Склад | Да | Укажите склад, на котором будет располагаться актив. Выбрать можно только активную запись из таблицы Склад (itam_warehouse). |
| Компания-владелец | Да | Компания, которая является владельцем активов. Поле недоступно для редактирования, если в задаче есть связанные активы. |
| Статус | Да | Статус задачи меняется в поле автоматически при нажатии на соответствующие кнопки на форме регистрации. Кнопки становятся доступны в зависимости от текущего статуса задачи и прав доступа текущего пользователя. Возможные значения:
Поле доступно на листовом представлении таблицы Регистрация активов (itam_registration_assets). |
| Причина | Да | Укажите причину регистрации нового актива в системе. Возможные значения:
|
| Заказ на закупку | Нет | Поле отображается на форме и заполняется автоматически записью связанного заказа на закупку, если задача регистрации была создана из заказа на закупку. |
| Задача инвентаризации | Да/Нет | Укажите номер задачи на инвентаризацию, в связи с которой происходит регистрация нового актива. Поле появляется только в случае выбора опции Инвентаризация в поле Причина. |
| Активы на гарантии | Нет | Установите флажок, если активы находятся на гарантийном обслуживании. Установить или снять флажок могут исполнитель задачи и itam_process_manager. |
| Контракт на гарантийное обслуживание | Да | Укажите контракт на гарантийное обслуживание. Для выбора доступны контракты, в которых Тип = Контракт на гарантийное обслуживание. Поле появляется только в случае установки флажка Активы на гарантии. При снятии флажка Активы на гарантии поле очищается. Поле могут редактировать:
|
| Причина приостановки | Нет | Поле появляется, если задача была переведена в статус Отложено. Доступные значения:
|
| Приоритет | Нет | Выберите приоритет созданной задачи на регистрацию актива. Возможные значения:
|
| Назначено на группу | Да | Выберите группу, которая будет назначена на задачу. Если это поле заполнено, то поле Кому назначено станет необязательным. |
| Кому назначено | Да | Выберите пользователя, который будет назначен на задачу. Если это поле заполнено, то поле Назначено на группу станет необязательным. |
| Описание | Нет | Добавьте описание задачи при необходимости. |
| Рабочие заметки | Да/Нет | Оставьте рабочие комментарии к этой задаче. Если в поле Причина выбрано Иное, это поле станет обязательным для заполнения. |
Связанные списки
Активы – список активов, которые были созданы в системе в результате выполнения текущей задачи регистрации.
ЗИП – список активов-ЗИП, которые были созданы в системе в результате выполнения текущей задачи регистрации.
Ошибки создания активов – список содержит сообщения об ошибках, которые возникли в процессе обработки загруженного списка активов в виджет Создание активов.
Затраты – список фактических строк затрат на активы по каждому созданному активу в задаче.
Потребности – список записей потребностей в активах, активы из которых создаются в системе.
Регистрация активов
Перед регистрацией активов убедитесь, что целевые номенклатуры активны.
Чтобы зарегистрировать новый актив в системе, необходимо создать задачу. Для этого выполните следующие шаги:
- В навигаторе перейдите в ITAM → Регистрация активов.
- На открывшемся списке таблицы регистрации активов нажмите Создать.
- Заполните все необходимые поля формы.
- Нажмите Сохранить. Задача будет создана со статусом Зарегистрировано.
- Как назначенный пользователь, возьмите задачу в работу, нажав кнопку в правом верхнем углу формы.
- Если регистрируемые активы должны иметь гарантию, то установите флажок Активы на гарантии и укажите в появившемся поле контракт на гарантийное обслуживание.
- Загрузите XLSX-файл с записями новых активов в виджет Создание активов и нажмите Создать активы. Вы можете скачать шаблон XLSX-файла из виджета. Дождитесь завершения обработки файла и окончания создания активов, чтобы завершить работу над задачей.
- Если в файле имеются некорректные строки, вы можете ознакомиться с информацией в связанном списке Ошибки создания активов и повторно загрузить исправленные записи.
- Распечатайте штрих-коды с инвентарными номерами для созданных активов, нажав кнопку Напечатать штрих-коды.
- Добавьте необходимые документы в поле Акт приема-передачи.
- Нажмите Завершить в правом верхнем углу формы. Задача регистрации будет завершена с кодом закрытия Активы зарегистрированы.
Нажмите кнопку Отложить, чтобы перевести задачу в статус Отложено. Вся заполненная информация сохраняется. Чтобы продолжить работу над задачей, нажмите Взять в работу.
Регистрация закупленных активов
Данный тип задачи регистрации активов может включать только активы, приобретенные в рамках заказа на закупку. В случаях, не предусматривающих процедуру закупок, воспользуйтесь обычным подходом для регистрации активов.
Требуемые роли: пользователь, назначенный на текущую задачу регистрации или пользователь с ролью admin или itam_admin.
Чтобы зарегистрировать активы, приобретенные в рамках одной из закупок, следуйте инструкции:
-
Перейдите в навигаторе ITAM → Закупки → Заказ на закупку.
-
Откройте необходимую запись заказа на закупку.
- Регистрация активов доступна только из заказов на закупку, которые прошли согласование и перешли в статус В работе.
-
Добавьте в виджет Загрузка файла спецификации файл спецификации с заполненными полями Модель номенклатуры и Цена за единицу (без НДС). Вы можете скачать шаблон из виджета и заполнить его необходимыми данными.
-
Нажмите Зарегистрировать активы в правом верхнем углу.
-
В открывшемся модальном окне укажите Склад, на котором будет проходить регистрация, и нажмите Создать. В правом нижнем углу страницы появится сообщение, содержащее ссылку на созданную задачу регистрации. Также запись задачи появится в связанном списке текущей формы Заказа на закупку.
-
В задаче регистрации уже будут заполнены поля:
- Причина = Закупка
- Заказ на закупку – ссылка на заказ на закупку, из которого была создана задача.
- Склад – выбранный склад.
- Компания-владелец – компания, которая является владельцем активов.
-
Нажмите на иконку и скачайте сгенерированный файл ведомости.
-
Заполните недостающие колонки ведомости. Не добавляйте в файл записи номенклатур, которые не были в заказе на закупку.
подсказкаВ колонке Количество (если партия) по умолчанию будет проставлено 0, для номенклатур, которые являются партиями. Это значение необходимо заменить на актуальное количество активов в партии. Если в этой колонке изначально ничего не указано, то это означает, что актив не был обозначен как партия и заполнять колонку не нужно.
-
Загрузите файл в виджет Создание активов и нажмите Создать активы.
При загрузке заполненного файла в виджет Создание активов система проводит проверку количества номенклатур, являются ли они активными в системе, а также корректность заполненных полей. Сообщения об ошибках отображаются в связанном списке Ошибки создания активов.
После завершения регистрации закупленных активов будут автоматически созданы записи Фактических строк затрат на активы, которые будут также отображаться в связанном списке Затраты на форме соответствующих активов.
Вы можете удалить запись созданного актива до тех пор, пока задача Регистрации активов находится в статусе В работе. Для этого воспользуйтесь одним из способов:
| Способ | Шаги |
|---|---|
| Через связанный список Активы задачи регистрации |
|
| Через форму Актив |
|
Создание записей активов
После создания новой задачи регистрации активов на ее форме появится виджет создания активов. Из виджета вы также можете скачать шаблон для заполнения данными новых активов. Нажмите Загрузить с устройства и выберите XLSX-файл, который содержит информацию о создаваемых активах (единичных, партиях или ЗИП). Также, чтобы добавить файл, можно перетащить его из папки в область виджета.
Файл с активами и партиями должен содержать следующие колонки:
| Поле | Обязательно | Описание |
|---|---|---|
| Модель номенклатуры | Да | Название модели номенклатуры, совпадающее с названием в системе. |
| Количество, если партия | Да/Нет | Количество активов, если будет добавлена партия. |
| Серийный номер | Да/Нет | Серийный номер партии или актива. Это может быть номер со штрих-кода упаковки партии. |
| Номер детали (если есть) | Нет | Номер продукта или запчасти, в случае его наличия у актива. |
Значение Модели номенклатуры в загружаемом файле должно полностью совпадать со значением в системе. Чтобы избежать ошибок при загрузке активов, настоятельно рекомендуем использовать шаблон, который можно скачать на форме виджета.
При успешной загрузке файла все указанные в нем активы и ЗИП появятся в связанном списке Активы и ЗИП соответственно. Этап каждого актива и ЗИП будет установлен Хранение, а статус Доступен к выдаче.
Ошибки загрузки
| Ошибка | Решение |
|---|---|
| Не все ячейки заполнены в файле | Добавьте недостающие данные в файл и повторите загрузку. |
| Указанная номенклатура не найдена в системе | Исправьте значение модели номенклатуры в файле или создайте новую модель номенклатуры в системе. |
| Неуникальный серийный номер | Исправьте серийный номер в файле. |
Печать штрих-кодов
После того, как все активы и ЗИП были загружены, на форме регистрации активов становится доступна кнопка печати штрих-кодов.
Чтобы распечатать штрих-коды, выполните следующие шаги:
- Нажмите Напечатать штрих-коды.
- В открывшемся окне печати выберите принтер, который будет использоваться, и нажмите Печать.
В печатной форме каждый штрих-код сопровождается дополнительной информацией об активе - номенклатура, модель, инвентарный номер.
Формат печати:
- на принтере этикеток на стикерах шириной 12 мм и 24 мм
- на обычном принтере на листах формата A4.
Печать одного штрих-кода
Чтобы распечатать штрих-код только одного актива:
- Перейдите на его форму через связанный список Активы. В открывшейся форме Актив – Задача нажмите на ссылочное поле Актив и в верхнем правом углу открывшегося окна информации нажмите Открыть запись.
или
Перейдите в ITAM → Активы и откройте форму необходимого актива. - Откройте вкладку Идентификация.
- Нажмите левой кнопкой мыши на изображение штрих-кода.
- В открывшемся окне печати выберите принтер и нажмите Печать.