Заказ на закупку активов

Информация о зарегистрированных в системе заказах на закупку активов хранится в таблице Заказ на закупку (itam_purchase_request). Управление заказами на закупку является частью процесса управления активами.

подсказка

Требуемые роли:

• Создание – itam_purchase_manager, admin.
• Чтение – itam_purchase_agent.
• Обновление – itam_purchase_manager, если назначен на задачу; admin.

Создание Заказа на закупку активов

---

Чтобы создать заказ на закупку активов, выполните следующие действия:

1. В навигационном меню агентского интерфейса перейдите в ITAM → Закупки → Заказы на закупку активов.
2. Нажмите Создать и заполните все необходимые поля.
3. Нажмите Сохранить или Сохранить и выйти, чтобы применить изменения.

Поля формы Заказ на закупку

Поле	Обязательно	Описание
Тема	Да	Укажите тему заказа.
Фискальный период	Нет	Укажите фискальный период, в который вы планируете осуществить закупку.
Поставщик	Да/Нет	Укажите поставщика, у которого вы планируете осуществить закупку. Поле становится обязательным при регистрации заказа на закупку активов, если в поле Способ закупки выбрано значение Прямой.
ЦФО	Да	Укажите центр финансовой ответственности, для которого будет производиться закупка.
Способ закупки	Да	Выберите способ закупки. Доступные опции: Конкурентный – предназначен для осуществления закупок в формате тендера или других конкурсных процедур, в ходе которых определяется поставщик. Прямой – предназначен для закупки активов у заранее определенного Поставщика номенклатуры. При этом в заказ на закупку активов, которая осуществляется прямым способом, можно добавить только те строки потребности, номенклатура которых имеет связь с указанным поставщиком в М2М-таблице Поставщик номенклатуры (itam_m2m_nomenclature_provider). Другой – предназначен для закупочных процедур, которые не являются конкурентными или прямыми.
Сумма	Да	Укажите примерную сумму заказа. Значение в этом поле автоматически заменяется суммой всех строк потребности по заказу на закупку после загрузки активной спецификации.
Валюта	Да	Укажите валюту, в которой указана сумма заказа.
Сумма с НДС	Нет	Поле заполняется автоматически суммой заказа с учетом НДС, если в поле НДС выбрано значение.
НДС	Да	Выберите ставку НДС, если применимо. Доступные опции: Без НДС 10% 18% 20%
Описание	Нет	Введите описание заказа.
Статья затрат	Да	Укажите статью затрат, которую вы планируете использовать для закупки активов.
Контракт	Нет	Укажите действующий контракт, в соответствии с которым вы планируете осуществить закупку.
Закупочная документация	Нет	Укажите пакет документов для закупки.
Кому назначено	Да/Нет	Укажите пользователя, который будет сопровождать заказ. Поле необязательно, если заполнено поле Назначено на группу.
Назначено на группу	Да/Нет	Укажите группу, участник которой будет сопровождать заказ. Поле необязательно, если заполнено поле Кому назначено.
Лента активности	Нет	Позволяет отслеживать изменения записей и общаться с вовлеченными в процесс людьми, оставляя дополнительные комментарии.

Связанные списки

• Строки потребности – список строк потребности, для которых будет осуществлена закупка.
• Согласования – список заявок на согласование, который также отображает их статус и имена согласующих.
• Активные строки спецификации – список записей строк последней загруженной корректной спецификации.
• История спецификаций – список обработанных спецификаций.

Работа с Заказом на закупку

---

После создания заказа необходимо следующее:

1. Сформировать список закупки.
2. Инициировать согласование заказа на закупку.
3. Указать (если ранее не указан) контракт на закупку и поставщика.
4. Загрузить файл спецификации.
5. Дождаться поставки закупленных активов на склад. Следите за статусом зарегистрированных активов из заказа на закупку в связанном списке Активы.
6. Зарегистрируйте активы, доставленные на склад. Для этого нажмите Регистрировать активы в правом верхнем углу.

подсказка

• Вы можете создать задачу регистрации активов, как только первые товары из заказа на закупку прибудут на склад.
• К заказу на закупку может быть привязана только одна активная задача регистрации. После ее завершения вы можете создать новую задачу для регистрации следующей группы активов и так далее.
• В созданную задачу регистрации нельзя добавлять активы, не связанные с этим заказом на закупку, но вы можете удалить из задачи регистрации закупленные активы, чтобы зарегистрировать их позже.

Виджет Список закупки

Виджет Список закупки разработан для отображения номенклатур к закупке, сформированных из всех строк потребности, которые добавлены в заказ на закупку. Поля списка к закупке:

• Название строки потребности
• Фискальный период
• Количество активов

Вы можете добавить или удалить строки потребности при помощи кнопок Добавить строки потребности и Исключить строки потребности, соответственно.

Виджет Загрузка файла спецификации

Виджет Загрузка файла спецификации отображается после перевода заказа на закупку активов в статус В работе.

Виджет предназначен для обработки информации об итоговой цене закупки. В виджет загружается спецификация закупки в формате .xlsx с перечислением моделей номенклатур и фактическими ценами без НДС.

После обработки файла виджет выведет сообщение c результатом анализа спецификации и ссылкой на список Строк спецификации заказа на закупку. В случае обнаружения ошибок записи строк спецификации будут сгруппированы по типу ошибок.

Типы ошибок при обработке спецификации заказа на закупку

• Некорректная номенклатура – модель номенклатуры из XLSX-файла не соответствует моделям номенклатуры из Списка закупки.
• Некорректная цена – ячейка с ценой в XLSX-файле содержит отрицательное число, нечисловое значение или пуста.
• Дубликат – одна и та же модель номенклатуры указана в XLSX-файле более одного раза.
• Не найдено – модель номенклатуры из Списка закупки не найдена в XLSX-файле.

Загрузка файла спецификации

Чтобы загрузить файл спецификации, выполните следующие действия:

1. (опционально) Скачайте шаблон спецификации в формате .xlsx по ссылке, доступной в виджете.
2. Укажите модели номенклатур и цены за единицу без НДС в XLSX-файле.
3. Перетащите заполненный XLSX-файл в окно виджета или нажмите Загрузите с устройства, чтобы добавить файл.
4. Нажмите Обработать файл для сравнения данных Списка закупки и XLSX-файла.
5. (опционально) Нажмите Начать заново и повторите шаги 1–4 в случае обнаружения ошибок при обработке файла или после обновления цен.

Управление Заказом на закупку

---

UI-действие	Описание	Требуемая роль
Создать	Нажмите, чтобы создать новый заказ на закупку. Заказ создается в статусе Зарегистрировано.	itam_purchase_manager admin
Сохранить	Нажмите, чтобы применить изменения.	itam_purchase_manager admin
Сохранить и выйти	Нажмите, чтобы применить изменения и вернуться на предыдущую страницу.	itam_purchase_manager admin
В работу	Нажмите, чтобы приступить к выполнению работы. Заказ переводится в статус В работе.	itam_purchase_manager, если назначен на задачу admin
Добавить строки потребности	Чтобы добавить строки потребности в заказ на закупку, выполните следующие действия: Нажмите Добавить строки потребности. В открывшемся модальном окне отметьте флажком одну или несколько необходимых строк потребности и нажмите Добавить выбранные, чтобы подтвердить выбор и вернуться на форму. (опционально) Нажмите Отменить, чтобы вернуться на форму без применения изменений.	itam_purchase_manager, если назначен на задачу admin
Исключить строки потребности	Чтобы исключить строки потребности из списка закупки, выполните следующие действия: Нажмите Исключить строки потребности. В связанном списке Строки потребности отметьте флажком одну или несколько ненужных строк потребности. (опционально) Чтобы выбрать все записи в списке или отменить выбор, отметьте или снимите флажок Выбрать все соответственно. Выбрав строки, нажмите Исключить строки потребности. Подтвердите или отмените действие в открывшемся окне подтверждения.	itam_purchase_manager, если назначен на задачу; admin
На согласование	Нажмите, чтобы отправить заказ на согласование ответственным сотрудникам. Во время ожидания решения всех согласующих задача находится в статусе Согласование.	itam_purchase_manager, если назначен на задачу; admin
Добавить согласующих	Нажмите, чтобы добавить дополнительных согласующих. Добавлять согласующих можно только в статусе Согласование. Список дополнительных согласующих создается только на один процесс согласования. При повторном согласовании вы можете добавить их заново или провести согласование только с обязательными согласующими.	itam_purchase_manager, если назначен на задачу admin
В закупку	Нажмите, чтобы отправить заказ в закупку. Заказ переводится в статус В закупке.	itam_purchase_manager, если назначен на задачу admin
Завершить	Нажмите, чтобы завершить заказ на закупку. Заказ переводится в статус Завершено. Кнопка доступна, когда: заказ на закупку находится в статусе В работе. связанные задачи регистрации либо отсутствуют, либо находятся в статусе Завершено. В таблице Обновление актива (itam_asset_update) записи либо отсутствуют, либо находятся в статусе Загружено.	itam_purchase_manager, если назначен на задачу admin
Отменить	Нажмите, чтобы отменить заказ на закупку. Заказ переводится в статус Отменено.	itam_purchase_manager, если назначен на задачу admin

Статусы Заказа на закупку

В следующей таблице перечислены статусы, доступные для заказов на закупку.

Статус	Описание
Зарегистрировано	Присваивается новой записи заказа на закупку после сохранения. Статус также присваивается существующей записи со статусом Согласование после того, как один из согласующих отклонил заказ.
Согласование	Присваивается после отправки зарегистрированной записи на согласование.
Согласовано	Присваивается записи со статусом Согласование, если все согласующие согласовали заказ.
В закупке	Присваивается после отправки в закупку согласованной записи.
В работе	Присваивается после взятия в работу назначенным пользователем записи со статусом В закупке.
Завершено	Присваивается записи со статусом В работе после нажатия Завершить. Коды закрытия: Закуплено – присваивается, если активы были закуплены в полном объеме. Закуплено частично – присваивается, если в рамках заказа на закупку была завершена как минимум одна задача регистрации активов.

После завершения заказа на закупку в каждой связанной с ним активной строке потребности, в которой было заполнено поле К закупке, это поле обновляется актуальным числом закупленных активов. Также на форме строки потребности отображается лейбл Закуплено.

Досрочное завершение

---

Вы можете завершить заказ на закупку в любой момент, пока заказ находится в статусе В работе, при условии, что с заказом не связаны незавершенные задачи регистрации.

Связанные строки потребности, активы из которых не были закуплены, остаются связанными с текущим заказом на закупку.

Чтобы досрочно завершить работу, выполните следующие шаги:

1. Нажмите Завершить.
2. Заполните необходимые поля в открывшемся модальном окне.
3. Нажмите Завершить, чтобы применить изменения.